Sistem Tata Usaha
Tata
usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan
pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasitilas penunjang. Sehingga,
dalam pengertian sehari-hari, kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat
sagai berikut :
1) Ruang kerja,
2) Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis
dalam sebuah perusahaan,
3) Badan usaha, instansi pemerintah, dan
lain-lain.
Pengertian
kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan sehingga pengertian ini
dapat dikatakan pengertian kantor secara statis. Sedangkan, pengertian kantor
dalam arti dinamis adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat untuk
menghimpun, mencatata, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
berbagai informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi.
A.S.
Moneir menyatakan bahwa cirri-ciri kantor adalah sebagai berikut :
1)
Tempat atau bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlindung yang bebas dari
hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.
2)
Jenis kegiatan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi, dan
dokumentasi.
3)
Terdapat alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, mesin
penghancur kertas, dan lain-lain, serta dilengkapi dengan peralatan kantor
lainnya seperti meja, kursi, buku, rak buku, dan fasilitas kerja seperti
listrik, lampu, AC, air dan telepon.
Dapat
disimpulkan bahwa kantor atau tata usaha merupakan suatu tempat atau ruangan
yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dengan menggunakan
berbagai peralatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Menurut
The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :
1)
Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang
diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah
mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi
yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun
informasi dengan berbagai cara.
2)
Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian
dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi
yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan
kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman
suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.
3)
Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga
lebih berguna.
4)
Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah
kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
5)
Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan
kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi,
seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.
6)
Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang
telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
Dengan
mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran
penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran
tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan
membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Pekerjaan
kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang
berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat
masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat
naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat,
mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat
laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah
kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti
pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,
memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.
Ciri
Ciri Pelaksanaan Tata Usaha
Dalam
pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri – ciri
tersebut adalah:
1. Bersifat Pelayanan
Dalam
hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif
dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.
2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam
Organisasi
Ini
berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam
seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat
dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari
suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam
Organisasi
Tata
usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari
tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok
pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan
tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya
adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada
kantor tersebut.
Contoh :
ketika saya membeli buku di sekolah, saya harus datang ke bagian Tata Usaha(TU), saya cukup membawa uang dan menerima buku tersebut dibagian Tata Usaha, namun sebagai tanda bukti pembayaran yang sah saya diberikan kuitansi oleh petugas sebagai bukti bahwa saya sudah menerima buku tersebut.
Contoh lainnya :
1. Membeli seragam sekolah
2. Membeli perlengkapan sekolah
Source :
0 comments:
Post a Comment