Sistem Tata usaha

Sistem Tata Usaha

Tata usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasitilas penunjang. Sehingga, dalam pengertian sehari-hari, kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat sagai berikut :

1) Ruang kerja,

2) Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis dalam sebuah perusahaan,

3) Badan usaha, instansi pemerintah, dan lain-lain.

Pengertian kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan sehingga pengertian ini dapat dikatakan pengertian kantor secara statis. Sedangkan, pengertian kantor dalam arti dinamis adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat untuk menghimpun, mencatata, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan berbagai informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

A.S. Moneir menyatakan bahwa cirri-ciri kantor adalah sebagai berikut :

1) Tempat atau bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlindung yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

2) Jenis kegiatan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi, dan dokumentasi.

3) Terdapat alat-alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, mesin penghancur kertas, dan lain-lain, serta dilengkapi dengan peralatan kantor lainnya seperti meja, kursi, buku, rak buku, dan fasilitas kerja seperti listrik, lampu, AC, air dan telepon.

Dapat disimpulkan bahwa kantor atau tata usaha merupakan suatu tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dengan menggunakan berbagai peralatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata usaha adalah sebagai berikut :

1) Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

2) Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

3) Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4) Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

5) Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6) Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai peran penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy,  memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.

Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri  –  ciri tersebut adalah:

1.   Bersifat Pelayanan

Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.

2.  Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.

3.  Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.

Contoh :

ketika saya membeli buku di sekolah, saya harus datang ke bagian Tata Usaha(TU), saya cukup membawa uang dan menerima buku tersebut dibagian Tata Usaha, namun sebagai tanda bukti pembayaran yang sah saya diberikan kuitansi oleh petugas sebagai bukti bahwa saya sudah menerima buku tersebut.

Contoh lainnya :

1. Membeli seragam sekolah

2. Membeli perlengkapan sekolah

Source :

http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-tata-usaha-kegiatan-dan-ciri.html

http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/pengertian-tata-usaha.html 

Read More

Cloud Computing

Definisi

“Cloud Computing” secara sederhana dapat didefinisikan adalah “layanan teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan atau diakses oleh pelanggannya melalui jaringan internet atau bias juga “. Kata-kata “Cloud” sendiri merujuk kepada simbol awan yang di dunia TI digunakan untuk menggambarkan jaringan internet (internet cloud). Namun tidak semua layanan yang ada di internet bisa dikategorikan sebagai Cloud Computing, ada setidaknya beberapa syarat yang harus dipenuhi :

1. Layanan bersifat “On Demand”, pengguna dapat berlangganan hanya yang dia butuhkan saja, dan membayar hanya untuk yang mereka gunakan saja. Misalkan sebuah sebuah internet service provider menyediakan 5 macam pilihan atau paket-paket internet dan user hanya  mengambil 1 paket internet maka user hanya membayar paket yang diambil saja.

2. Layanan bersifat elastis/scalable, di mana pengguna bisa menambah atau mengurangi jenis dan kapasitas layanan yang dia inginkan kapan saja dan sistem selalu bisa mengakomodasi perubahan tersebut. Misalkan user berlangganan internet pada yang bandwitchnya 512Kb/s lalu ingin menambahkan kecepatannya menjadi 512Kb/s kemudian user menelpon costumer service meminta untuk penambahan bandwitch lalu customer service merespon dengan mengubah bandwitc menjadi 1Mb/s.

3. Layanan sepenuhnya dikelola oleh penyedia/provider, yang dibutuhkan oleh pengguna hanyalah komputer personal/notebook ditambah koneksi internet.

Jenis-Jenis Cloud Computing

1.      Software as a Service atau disingkat dengan SaaS :

Software as a Service adalah layanan yang menyediakan aplikasi yang sudah jadi atau siap digunakan oleh pengguna atau istilah kerennya adalah end-user. Ciri dari layanan ini adalah pengguna atau user tidak perlu membuat aplikasi, tidak perlu menyiapkan tempat dan juga infrastrukturnya. Mungkin beberapa dari kita baru mengetahui istilah jenis layanan ini tetapi sudah pernah menggunakan layanan ini dan bahkan tidak asing dengan layanannya. Layanan ini ada yang berbayar untuk menggunakannya ada pula yang gratis untuk menggunakannya. Baik agar lebih jelas saya akan memberikan contohnya.

yaitu sebagai berikut :

Contoh Software as a Service : ketika kita menggunakan aplikasi social network pada komputer kita,kita dapat mengakses dan membuka aplikasi tanpa harus mendownload dan menginstal softwarenya,karena semua sudah tersedia digoogle.

Gratis : gmail, yahoo mail, facebook, twitter, dropbox.

Berbayar : salesforce.com, office365, dan lain sebagainya.

2.      Platform as a Service atau disingkat PaaS :

Platform as a Service adalah penyediaan platform bagi developer yang disediakan melalui internet. Hal ini dibutuhkan ketika aplikasi yang disediakan melalui Software as a Service (SaaS) tidak sesuai dengan kebutuhan proses bisnis yang terdapat pada perusahaan. PaaS memungkinkan kita untuk membangun aplikasi, mengupload aplikasi, melakukan testing aplikasi, atau pun mengatur konfigurasi yang dibutuhkan dalam proses pengembangan aplikasi. Konsepnya sama dengan Software as a Service (SaaS), yaitu kita dapat melakukan hal-hal tersebut sesuai jasa yang kita pilih dengan harga tertentu.

Mengutip dari cloudtweaks.com, terdapat 4 jenis PaaS, antara lain :

Social Application Platforms :

Contoh dari Social Application Platforms adalah facebook,saat kita menggunakan facebook,kita tidak perlu menyediakan platform karena sudah tersedia didalam facebook itu sendiri.

Raw Compute Platforms :

Contoh dari Raw Compute Platforms adalah amazon,saat kita menggunakan amazon, kita dapat mengupload dan mengeksekusi aplikasinya melalui infrastructure.

Web Application Platforms :

API yang disediakan oleh google untuk para developer yang berguna untuk membangun sebuah aplikasi web.

Business Application Platforms :

Contoh untuk Business Application Platforms adalah aplikasi CRM yang berkepanjangan dari Cusomer Relationship Management yang disediakan bagi perusahaan-perusahaan yang membutuhkan.

3.      Infrastructure as a Service atau disingkat IaaS :

Ada kasus ketika konfigurasi yang disediakan oleh Platform as a Service atau disingkat PaaS tidak sesuai dengan keinginan kita. Kita berniat menggunakan aplikasi yang memerlukan konfigurasi server yang unik dan tidak dapat dipenuhi oleh penyedia jasa Platform as a Service atau disingkat PaaS. Untuk keperluan seperti ini, kita dapat menggunakan layanan Infrastructure as a Service atau IaaS. Pada Infrastructure as a Service atau IaaS, penyedia layanan hanya menyediakan sumber daya komputasi seperti processor, memori, dan storage yang sudah tervirtualiasi. Akana tetapi, penyedia layanan tidak memasang aplikasi diatasnya. Pemilihan sistem operasi, aplikasi, maupun konfigurasi lainnya sepenuhnya berapda pada kendali kita.

Contoh Infrastructure as a Service :

Contoh Infrastructure as a Service IaaS adalah Amazon EC2 dan Rackspace cloud.

Contoh Infrastructure as a Service (IaaS) yang akan saya berikan adalah ketika saya menggunakan  Rackspace cloud. Saya tidak perlu memikirkan untuk membeli storage dan jaringan karena sudah ada pada Rackspace cloud itu sendiri,jadi kita hanya tinggal mengoperasikannya.

source :

https://didiindra.wordpress.com/tag/definisi-komputasi-awan-cloud-computing/

https://cloudcomputingid.wordpress.com/2015/11/08/jenis-jenis-layanan-cloud-computing/

Read More